Empezar un proyecto grande o una larga lista de tareas puede paralizarnos. Evita sobrecargarte con listas infinitas de tareas. Proponte entre tres y cinco tareas importantes para completar en el día y céntrate en ellas. Si las terminas antes de tiempo, siempre puedes añadir algo más a la lista, mantener unos objetivos asequibles te mantendrá productivo, en lugar de simplemente tenerte ocupado. 

Siéntate, piensa en el tiempo del que dispones en el día y sé realista con lo que puedes hacer. A continuación, elabora un plan de acción: reserva tiempo para cada una de las tareas importantes y asegúrate de incluir descansos. Al dedicar tiempo a estructurar el día, puedes aprovechar los momentos del dia en los que estas más centrado y motivado de forma natural. De esta manera, conseguirás sacar el trabajo adelante asegurándote de tener los descansos necesarios para mantener la frescura mental. 

Una de las principales razones por las que procastinamos es el no saber por dónde empezar. Pero si paras de trabajar en una tarea sabiendo exactamente qué tienes que hacer a continuación, es mucho más fácil volver a empezar. Finaliza cada tarea sabiendo cuál es el paso siguiente, de forma que puedas volver rápidamente al punto en el que lo dejaste. 

Las personas más eficaces cuentan con sistemas que les ayudan a encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan. Un sistema como el método Getting Things Done (GTD) de David Allen puede aliviar la carga mental de los recordatorios e ideas, y liberar espacio en el cerebro para llevar a cabo el trabajo importante de manera eficaz eficaz. Obtén una explicación general de 20 segundos del método GTD.

Las distracciones constantes reducen productividad, no es posible trabajar de forma eficaz si no puedes dar lo mejor de ti. Crea obstáculos sencillos que te ayuden a concentrarte. Si estás constantemente sacando el teléfono mientras trabajas para escribir a un amigo o consultar las redes sociales, por ejemplo, deja el teléfono en un cajón con cerradura de la mesa y coloca la llave en un armario de la planta superior, o pide a un compañero de confianza que te lo guarde hasta la hora de la comida.

En gran medida, ser eficaz en el trabajo esta relacionado con aprender a decir que no. Averigua qué es realmente importante: ¿qué tareas te acercan a tus objetivos?; ¿qué proyectos influyen más en tus resultados? Acaba con el trabajo improductivo que no te lleva a ninguna parte. Utilizar una técnica de selección de objetivos basada en datos como los OKR (objetivos y resultados clave) es una forma práctica de centrar tu trabajo diario en metas claramente definidas y cuantificables que contribuyan directamente a conseguir los objetivos empresariales globales. 

Los niveles de motivación y creatividad están al máximo por la mañana. Por eso, en lugar de empezar el día consultando el correo electrónico (tarea que puede dejar tus planes abandonados o perdidos entre las solicitudes entrantes), espera unas horas para consultar tu bandeja de entrada y trabaja en un proyecto más importante mientras sigas teniendo mucha energía mental.

Aunque no deberías quedarte despierto pensando en todo el trabajo que te espera mañana, crear una breve lista de tareas pendientes por la noche te ayudará a ponerte en marcha rápidamente por la mañana, con un impulso productivo que te ayudará durante el resto del día. Intenta incluir al menos una tarea relativamente complicada en la lista: según el Dr. Mihaly Csiksgentmihalyi, hay un punto en el que el cerebro entra más fácilmente en un estado que te permite sacar lo mejor de ti. Eso sucede cuando la complejidad de la tarea y tus capacidades coinciden en un punto alto. (Si la tarea no es lo suficientemente complicada, te aburrirás, y si es demasiado difícil, puede generar preocupación y estrés). 

Esperar en la cola del supermercado, en la parada del bus, en el banco, en el ascensor, etc. no es necesariamente un tiempo perdido. Llévate un libro que quieras leer, o borra algunos correos electrónicos. También puedes dejar volar tu imaginación y observar el mundo que te rodea. Nunca sabes cuándo te llegará la próxima gran idea.

Selecciona una zona sin distracciones a la que acudir para concentrarte cuando lo necesites. Reserva tiempo en tu calendario, desactiva las notificaciones del correo electrónico y los mensajes (o mejor aún, desconéctate totalmente de Internet), y céntrate en una sola tarea importante durante una hora o dos.

En lugar de decir: “¡Tengo tanto que hacer hoy!” y “estoy tan estresado”; di algo como: “Estas son las dos cosas en las que me tengo que centrar hoy”. Un sencillo cambio de perspectiva puede hacer maravillas en tu motivación y nivel de energía.

Todos tenemos que colaborar con otras personas para realizar nuestro trabajo; por eso, aprender a trabajar de forma eficaz con los demás es fundamental para mejorar nuestra eficacia en el trabajo. Una de las mejores formas de evitar repetir el trabajo innecesariamente y perder tiempo es poner fin a los malentendidos y errores de comunicación. Si lo entiendes a la primera, puedes ahorrar mucho tiempo y energía mental de revisión y repetición de las tareas. 

Cuando algo te interesa, supone un reto y se te da bien, estás más motivado y, por consiguiente, eres más eficaz. Ten en cuenta qué aspectos de tu trabajo te gustan más, por qué habilidades recibes más elogios y con qué tipo de proyectos te piden ayuda tus compañeros. 

Aunque no todo lo que hagas en tu trabajo sea apasionante, con un poco de creatividad, incluso las tareas más tediosas pueden resultar divertidas o estimulantes. La próxima vez que tengas que generar una ficha de control o un informe de gastos, cronométrate y mira a ver si puedes batir tu récord personal. Esfuérzate por aprender algo nuevo todos los días u oblígate a probar algo diferente. 

Si trabajas en marketing, gestión de proyectos, desarrollo de software o en cualquier otro sector, nuestros consejos y herramientas para aumentar la productividad y la motivación te ayudarán ser más eficaz en el trabajo.