Mejora de la administración de proyectos

Mientras muchos expertos comparten que alcanzar acuerdos desde el inicio sobre los entregables y alcances del proyecto, es clave para asegurar su éxito, puede ser muy difícil de lograr. Típicamente, un grupo de diapositivas que describen los objetivos y prioridades del proyecto es distribuido por email con una solicitud para comentarios. La tasa de respuesta es generalmente baja y los comentarios son vagos. Tomando en cuenta lo anterior, no sorprende que el Project Management Institute estima que aproximadamente 70% de los proyectos fracasan cada año debido a una falta de administración de requerimientos apropiada.

La administración de requerimientos y validación no puede realizarse por email porque la responsabilidad es limitada y nadie puede ver los efectos en cascada de realizar cambios. Para enfrentar esto, los mapas mentales pueden ser utilizados en una serie de talleres (en vivo o en línea), en que los participantes pueden contribuir y comentar sobre los problemas que se tienen que resolver, objetivos a cumplir y prioridades para la asignación de recursos.
Un mapa mental es la herramienta perfecta para el proceso de lluvia de ideas, porque la participación y posibilidad de que todo el equipo vea todos los cambios son críticas. Al crear y compartir un mapa visual de las discusiones, todos pueden ver las implicaciones de recomendaciones y decisiones, en términos de prioridades. Después de las sesiones en vivo, el mapa puede ser inmediatamente distribuido, sin que el administrador del proyecto tenga que transcribir notas. Captura de pantalla: Los “temas” dentro del mapa mental son organizados en capas jerárquicas para mostrar niveles de detalle.
El formato de mapa mental ofrece la flexibilidad de ver el panorama completo, y luego comenzar a enfocarse en los detalles, guiando discusiones enfocadas en contexto, todo dentro de una misma vista. Iconos y marcadores ilustran claramente los resultados de discusiones en vivo, y es fácil capturar notas de discusión sin tener que cambiar de aplicación. El valor de tener prioridades y dependencias claramente etiquetadas durante una sesión de mapeo de proyecto no debe ser subestimado como una herramienta para facilitar el compromiso. En primer lugar, el hecho de que los actores involucrados deben acordar el nivel exacto de prioridad de los objetivos, no deja mucho espacio para maniobrar, y así la ambigüedad es eliminada. En segundo lugar, el proceso de mapeo pone al administrador del proyecto en el rol de facilitador que está grabando las decisiones, en lugar de la persona que se queda “sosteniendo la bolsa” cuando las prioridades no son claras y las expectativas no son cubiertas.

El software avanzado de mapas mentales permite que los administradores de proyectos puedan llevar a los tomadores de decisiones a través del impacto de cambios potenciales en el plan, de forma dinámica. Por ejemplo, el administrador de proyectos puede querer mostrar el impacto de cambios en los supuestos presupuestales. La posibilidad de mostrar cálculos numéricos instantáneamente dentro de la vista del plan maestro y sin tener que cambiar de aplicación, apoya el tipo de transparencia en el proceso de planeación que es necesaria para asegurar la alineación.

Una vez que los objetivos, presupuesto y prioridades de un proyecto han sido claramente definidos, el siguiente paso usualmente involucra generar un calendario detallado que muestre todas las acciones que deben ser completadas, para cuándo y por quién. Así como es crítico obtener el acuerdo y alineación de los actores interesados sobre objetivos y prioridades, es igualmente importante tener el compromiso de las personas que estarán realizando el trabajo.

Desafortunadamente, la mayoría de las herramientas de administración de proyectos están diseñadas para rastrear entregables y calendarios después de que han sido definidos. Ya sea que esté utilizando software tradicional, como Microsoft Project o Excel, o software más reciente para rastreo de proyectos como Basecamp o Trello, ninguno de ellos incluyen características que puedan ayudarlo a integrar el plan. Un
caso clásico de un carruaje antes que el caballo; todos estos productos ofrecen excelente apoyo para tareas de rastreo, pero no cuentan con características que permitan definir qué son esas tareas, en primer lugar.
Dependiendo del producto que utilice, el software de mapas mentales le ayudará a definir tareas, recursos, y calendarios en un formato que pueda utilizar para verificar el estado de salud del proyecto con el equipo. Puede identificar recursos, ilustrar dependencias, identificar riesgos, y mostrar calendarios. Software avanzado de mapas mentales, como MindManager, puede mostrar calendarios para tareas individuales y por área de proyecto, e incluso puede mostrar una vista de tabla de Gantt.
Captura de pantalla: Los mapas mentales muestran cada paso del plan y cómo cada uno se relaciona con los demás, incluyendo anotaciones claras o dependencias.
Visualizar tareas y fechas límite en un mapa mental permite a cada miembro del equipo ver sus responsabilidades dentro del ámbito del proyecto en su conjunto. Esto ayuda a establecer las expectativas y trae claridad a las dependencias y compromisos.
El mapa se convierte en el plano visual para comunicar los entregables del proyecto y las fechas de entrega con el equipo, en un formato que permite que los cambios, en los supuestos y en las dependencias, sean mostrados instantáneamente. Todos los elementos del plan pueden ser mapeados colaborativamente, asegurándose de que todo el equipo tiene claro cuáles son sus responsabilidades y cuándo se tienen que
cumplir las actividades clave. Una vez que el plan se ha completado y acordado, el administrador de proyectos puede utilizarlo para actualizar y comunicar el estado, y/o las asignaciones y fechas límite pueden ser utilizadas en software de seguimiento de proyectos. Varias herramientas de software de mapas mentales proveen integración con Microsoft Project, Excel, SharePoint y otro software para seguimiento del progreso de proyectos.
Sea o no que se utilicen sistemas para el seguimiento de tareas para la coordinación de las actividades de los miembros del equipo, mantener un tablero visual del proyecto puede ser un vehículo especialmente valioso para comunicar en juntas de seguimiento con los niveles directivos. La posibilidad de mostrar el estado de todos los entregables y cómo ha sido el desempeño con costos y tiempos, comparados con el plan original–además de utilizar las capacidades de desglose del mapa para responder a preguntas específicas–es ideal para mantener a la alta dirección completamente informada sobre el progreso del proyecto.