Mejora de la administración de proyectos

Enfoque visual

Decir que los proyectos no siempre salen como se esperaba es quedarse un poco corto. Estimados de fuentes como el Standish Group y Project Management Institute muestran que entre el 24 y el 68% de los proyectos fallan, con aún más proyectos completados tarde o superando el presupuesto.

Existe una serie de razones por que un proyecto puede terminar estancado o no llegando al objetivo; sin embargo, el fracaso puede ser
atribuido constantemente, a deficiencias en el proceso mismo de planeación.

Una de las razones más comunes para tener proyectos fallidos es la administración deficiente de requerimientos. No poder llegar a acuerdos y prioridades, por parte de todos los interesados involucrados, con certeza ocasionará el fracaso del proyecto. Si existen diferencias en las expectativas, incluso proyectos que son entregados en tiempo terminan fallando en cuanto al alcance de objetivos. El reto que frecuentemente enfrentamos es simplemente conseguir que las personas realmente se comprometan con validación de requerimientos,
y los métodos tradicionales como grupos de correo o tener reuniones poco estructuradas no resulta idóneos para ello.
Administrar las montañas de información que vienen con cada proyecto, frecuentemente también impacta el éxito del mismo.
La información se acumula a un ritmo castigador, haciendo difícil adherirse a las mejores prácticas que optimizan la calendarización, costos y calidad de los proyectos. Los administradores de proyectos deben ser capaces de rastrear, organizar y comunicar cualquier aspecto, desde finanzas y fechas hasta escenarios de riesgo, asignación de recursos y entregables del proyecto, y además hacerlo eficientementepara evitar sobrecargas.

Este informe describe una metodología para mejorar la administración de proyectos, y el éxito de los mismos, a través de software para visualización y administración de información.

Planeación visual de proyectos: una nueva forma de trabajar

En esta era de Big Data, casi todos reconocen el poder de la visualización de datos. Las hojas de cálculo funcionan bien para compilar datos, pero no son tan buenas representando lo que significan. Pero si toma los datos y los convierte en gráficos o tablas, los patrones comienzan a emerger haciendo posible comunicar la significancia de los datos, obtener conclusiones, y tomar decisiones. Las visualizaciones efectivas transforman datos complejos en información accesible, entendible y utilizable.mapa mind
Los administradores de proyectos también se benefician de aplicar la visualización al tipo de datos con que trabajan. Las descripciones del proyecto, metas, prioridades, recursos, tareas y líneas de tiempo son mucho más fáciles de comunicar de forma visual. El software de mapeo mental (también llamado mapeo de información) puede ayudar a administradores de proyectos a crear vistas de esta información en una forma que es más sencilla de entender y de poner en acción.
Puede pensar en los mapas mentales, como pizarrones blancos. Al iniciar con un lienzo en blanco para el mapa, es fácil reunir ideas e información y luego arrastrar y soltar para crear estructuras.
Los mapas mentales permiten a los usuarios arreglar información en diagramas que ayudan a todos los involucrados, a ver las relaciones entre conceptos y cómo se acomodan dentro del esquema de trabajo. La información puede ser introducida en diagramas de araña, organigramas, diagramas de árbol, y otras estructuras útiles para mostrar información de manera jerárquica. Como un medio para estructurar y comunicar la complejidad de un proyecto, un enfoque ideal es permitir a los administradores de proyectos y a sus equipos ver la imagen completa con claridad, y a partir de ahí comenzar a abarcar los detalles del proyecto en contexto.

Asegure el alineamiento de los actores interesados, sobre metas y prioridades

Mientras muchos expertos comparten que alcanzar acuerdos desde el inicio sobre los entregables y alcances del proyecto, es clave para asegurar su éxito, puede ser muy difícil de lograr. Típicamente, un grupo de diapositivas que describen los objetivos y prioridades del proyecto es distribuido por email con una solicitud para comentarios. La tasa de respuesta es generalmente baja y los comentarios son vagos. Tomando en cuenta lo anterior, no sorprende que el Project Management Institute estima que aproximadamente 70% de los proyectos fracasan cada año debido a una falta de administración de requerimientos apropiada.

La administración de requerimientos y validación no puede realizarse por email porque la responsabilidad es limitada y nadie puede ver los efectos en cascada de realizar cambios. Para enfrentar esto, los mapas mentales pueden ser utilizados en una serie de talleres (en vivo o en línea), en que los participantes pueden contribuir y comentar sobre los problemas que se tienen que resolver, objetivos a cumplir y prioridades para la asignación de recursos.
Un mapa mental es la herramienta perfecta para el proceso de lluvia de ideas, porque la participación y posibilidad de que todo el equipo vea todos los cambios son críticas. Al crear y compartir un mapa visual de las discusiones, todos pueden ver las implicaciones de recomendaciones y decisiones, en términos de prioridades. Después de las sesiones en vivo, el mapa puede ser inmediatamente distribuido, sin que el administrador del proyecto tenga que transcribir notas. Captura de pantalla: Los “temas” dentro del mapa mental son organizados en capas jerárquicas para mostrar niveles de detalle.
El formato de mapa mental ofrece la flexibilidad de ver el panorama completo, y luego comenzar a enfocarse en los detalles, guiando discusiones enfocadas en contexto, todo dentro de una misma vista. Iconos y marcadores ilustran claramente los resultados de discusiones en vivo, y es fácil capturar notas de discusión sin tener que cambiar de aplicación. El valor de tener prioridades y dependencias claramente etiquetadas durante una sesión de mapeo de proyecto no debe ser subestimado como una herramienta para facilitar el compromiso. En primer lugar, el hecho de que los actores involucrados deben acordar el nivel exacto de prioridad de los objetivos, no deja mucho espacio para maniobrar, y así la ambigüedad es eliminada. En segundo lugar, el proceso de mapeo pone al administrador del proyecto en el rol de facilitador que está grabando las decisiones, en lugar de la persona que se queda “sosteniendo la bolsa” cuando las prioridades no son claras y las expectativas no son cubiertas.

El software avanzado de mapas mentales permite que los administradores de proyectos puedan llevar a los tomadores de decisiones a través del impacto de cambios potenciales en el plan, de forma dinámica. Por ejemplo, el administrador de proyectos puede querer mostrar el impacto de cambios en los supuestos presupuestales. La posibilidad de mostrar cálculos numéricos instantáneamente dentro de la vista del plan maestro y sin tener que cambiar de aplicación, apoya el tipo de transparencia en el proceso de planeación que es necesaria para asegurar la alineación.

esquema1

Los «temas» dentro del mapa mental son organizados con capas jerárquicas para mostrar niveles de detalle

esquema2Los cambios realizados en «subtemas», como categorías de presupuesto, reflejan el impacto en el nivel más alto del tema de «presupuesto»

Convierta información desorganizada en un recurso centralizado

Uno de los retos para cualquier proyecto complejo es mantener un repositorio organizado con los documentos e información basada
en web, que son relevantes para el proyecto. Dentro de un equipo de proyecto es natural que los miembros usen diferentes formatos
y sistemas para mantener la información que utilizan diariamente, y esto puede hacer extremadamente difícil centralizar los datos del
proyecto. Aun cuando las personas utilizan el mismo sistema de administración de archivos, sin convenciones estrictas para nombrarimage12
carpetas y archivos, es difícil mantener orden.

El formato visual de un mapa mental, y la posibilidad de añadir adjuntos, notas, enlaces y anotaciones, hace posible crear un repositorio de información para cada proyecto. Los documentos pueden ser adjuntados directamente en el mapa o ser enlazados desde su ubicación fuente, y los hipervínculos hacen sencilla la organización de páginas web y reportes en aplicaciones basadas en web. Las anotaciones ayudan a guiar a los miembros de equipos hacia la información que están buscando. Software de mapeo mental como MindManager incluye una ventana de
visualización que permite que documentos, notas e información web puedan ser vistas en contexto.
La posibilidad de agregar notas y enlaces en el momento permite que el uso mapas de proyectos sea valioso para reuniones en equipo. Las actualizaciones de estado y cualquier nuevo problema pueden ser fácilmente capturados en el mapa y hacerlos disponibles para revisión dentro del mapa de proyecto principal.

Obtenga y mantenga alineación en metas, prioridades y fechas

Una vez que los objetivos, presupuesto y prioridades de un proyecto han sido claramente definidos, el siguiente paso usualmente involucra generar un calendario detallado que muestre todas las acciones que deben ser completadas, para cuándo y por quién. Así como es crítico obtener el acuerdo y alineación de los actores interesados sobre objetivos y prioridades, es igualmente importante tener el compromiso de las personas que estarán realizando el trabajo.

Desafortunadamente, la mayoría de las herramientas de administración de proyectos están diseñadas para rastrear entregables y calendarios después de que han sido definidos. Ya sea que esté utilizando software tradicional, como Microsoft Project o Excel, o software más reciente para rastreo de proyectos como Basecamp o Trello, ninguno de ellos incluyen características que puedan ayudarlo a integrar el plan. Un
caso clásico de un carruaje antes que el caballo; todos estos productos ofrecen excelente apoyo para tareas de rastreo, pero no cuentan con características que permitan definir qué son esas tareas, en primer lugar.
Dependiendo del producto que utilice, el software de mapas mentales le ayudará a definir tareas, recursos, y calendarios en un formato que pueda utilizar para verificar el estado de salud del proyecto con el equipo. Puede identificar recursos, ilustrar dependencias, identificar riesgos, y mostrar calendarios. Software avanzado de mapas mentales, como MindManager, puede mostrar calendarios para tareas individuales y por área de proyecto, e incluso puede mostrar una vista de tabla de Gantt.
Captura de pantalla: Los mapas mentales muestran cada paso del plan y cómo cada uno se relaciona con los demás, incluyendo anotaciones claras o dependencias.
Visualizar tareas y fechas límite en un mapa mental permite a cada miembro del equipo ver sus responsabilidades dentro del ámbito del proyecto en su conjunto. Esto ayuda a establecer las expectativas y trae claridad a las dependencias y compromisos.
El mapa se convierte en el plano visual para comunicar los entregables del proyecto y las fechas de entrega con el equipo, en un formato que permite que los cambios, en los supuestos y en las dependencias, sean mostrados instantáneamente. Todos los elementos del plan pueden ser mapeados colaborativamente, asegurándose de que todo el equipo tiene claro cuáles son sus responsabilidades y cuándo se tienen que
cumplir las actividades clave. Una vez que el plan se ha completado y acordado, el administrador de proyectos puede utilizarlo para actualizar y comunicar el estado, y/o las asignaciones y fechas límite pueden ser utilizadas en software de seguimiento de proyectos. Varias herramientas de software de mapas mentales proveen integración con Microsoft Project, Excel, SharePoint y otro software para seguimiento del progreso de proyectos.
Sea o no que se utilicen sistemas para el seguimiento de tareas para la coordinación de las actividades de los miembros del equipo, mantener un tablero visual del proyecto puede ser un vehículo especialmente valioso para comunicar en juntas de seguimiento con los niveles directivos. La posibilidad de mostrar el estado de todos los entregables y cómo ha sido el desempeño con costos y tiempos, comparados con el plan original–además de utilizar las capacidades de desglose del mapa para responder a preguntas específicas–es ideal para mantener a la alta dirección completamente informada sobre el progreso del proyecto.

MindManager

Es el software líder en el mundo para mapas mentales. Adicionalmente a la funcionalidad básica de mapeo mental, MindManager ofrece:

Amplias herramientas para administración de proyectos, incluyendo recursos guiados para lluvias de ideas, vistas de tareas y temas, vistas como la tabla de Gantt, filtrado de elementos, ajustes de la línea de tiempo con un clic, y una extensa biblioteca de plantillas de mapas orientados a proyectos.

Herramientas para análisis de decisiones, incluyendo 2×2, FODA, y otras vistas analíticas.

Un panel integrado de «visión de contenidos» que muestra archivos adjuntos, notas, páginas web o aplicaciones web dentro de contexto del mapa.

Porciones de mapa integradas que permiten a los usuarios agregar temas pre configurado para agendas de reunión, análisis de presupuesto y procesos del proyecto.

Herramientas de presentación para presupuestar y pronosticar con cálculos automáticos.

Herramientas de presentación que crean vistas por diapositiva de los temas del mapa y/o permiten la exportación de temas del mapa a Microsoft PowerPoint

Integración con aplicaciones Microsoft y Apple, incluyendo Outlook, Project, World y Excel.

esquema5

Lo mejor de todo es que el software para mapas mentales permite a las personas organizar información de una forma visual que refleja la forma en que pensamos, por ello es fácil de aprender y de usar. Si eres administrador de proyectos de tiempo completo, o alguien coordinando un proyecto por única ocasión, como un evento o la agenda para una reunión de la compañía, usar el poder de la visualización le puede ayudar a alcanzar el éxito.

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