¡ Encuentra el archivo ! – Gestión de Activos Digitales

Todas las corporaciones tienen en mayor o menor medida la necesidad de encontrar el archivo necesario, en el momento justo, de forma rápida y escalable entre los miles o millones de archivos digitales como imágenes, PDFs, PowerPoints o vídeos entre otros, que poseen.

Hoy en día la cantidad de información generada y almacenada es inmensa, y se espera que siga creciendo de forma exponencial a consecuencia del abaratamiento de los sistemas de almacenamiento, hasta un 600% de 2006 a 2010, del cual el 30% será información nueva en un entorno con más de 1 billón de cámaras digitales según el estudio “The Expanding Digital Universe” publicado por IDC en 2007.

La cantidad de tiempo que una organización puede dedicar a encontrar y compartir estos archivos sin un sistema rápido y escalable puede penalizar el rendimiento, creando tiempos muertos y pérdida de productividad. Según Accenture, el 90% del material de marketing no está correctamente localizable, suponiendo perdidas de millonarias para las organizaciones.

Digital Asset Management (DAM) con FotoWare

Fotoware es un sistema de Gestión de Activos Digitales que organiza sus imágenes, gráficos, presentaciones, documentos, y archivos de audio y vídeo. Es un sistema que le permite ahorrar dinero, tiempo y le permite incrementar la productividad de su organización obteniendo resultados visibles rápidamente.

Debilidad del sistema actual de gestión de archivos

Actualmente se suele archivar en una estructura jerárquica de carpetas, similar al de la imagen: una carpeta raíz, con subcarpetas y estas a su vez con otras carpetas, pudiendo tener niveles infinitos.

En este sistema, la jerarquía no tiene sentido para la información, ya que el contenido y la división por carpetas pueden duplicar los archivos almacenados y es difícil de gestionar en entornos complejos. Además, es difícil controlar el acceso a los archivos para establecer quién tiene derechos de lectura, escritura, de duplicación o envío. El resultado es que no existe un archivado automático por lo que:

• No se tiene claro en que carpeta guardar los archivos

• No se utiliza una nomenclatura homogénea

• No se conoce dónde se registran los derechos de autor

• No se sabe cómo añadir un archivo a un proyecto

• Se pueden borrar o modificar archivos originales por error

• La búsqueda no es inteligente (búsqueda por texto completo o búsqueda inteligente)

Para estos casos, la ley de Murphy dice:

• Los archivos importantes solo están en CDs ilegibles/corrompidos

• Los backups solo contienen la información que no queremos

• La última versión del archivo la tiene otra persona que está en el otro lado del mundo

¿Cómo funciona el sistema?

FotoWare aporta un sistema completo y escalable a través de sus productos, que se integran entre sí para obtener una mayor productividad.

La buena noticia es que se utiliza un estándar de gestión de información multimedia a nivel mundial – por lo que este conocimiento es aplicable a casi cualquier sector. Todo esto gracias a los metadatos, que guardan las características de un archivo:

• Fuente y copyright

• Estado

• Lugar y hora

• Palabras claves, categoría, etc.

• Datos técnicos como formato de archivo, resolución, color de espacio, etc.

• Y mucho más.

Los metadatos se almacenan en el mismo archivo y además en un índice, el cual es como una tabla de contenidos o una base de datos. Esta información siempre permanece con el archivo y se puede actualizar, reflejándose en el índice. Una vez se tiene gestionados y organizados los archivos, es posible realizar búsquedas complejas o simples, realizar procesos automáticos de modificación/alteración de archivos, publicar y editar vía web entre otras posibilidades.

Gama de Soluciones

Danysoft pone a su disposición una la gama completa de soluciones compuesta por:

FotoStation: edición y organización de imágenes para el puesto de trabajo, pudiendo aprovechar las acciones de alteración de imagen directamente en Microsoft, Adobe o Quark, al cual puede añadir un flujo de trabajo automático. Podrá cambiar el tamaño, recortar y mejorar la imagen, y cambiar los colores de las imágenes y gráficos de forma manual o automática según sus necesidades.

Index Manager: el motor de búsqueda escalable que le permite encontrar todos los archivos almacenados y crear otros repositorios como copia de seguridad o balance de carga. Le permite centralizar el archivado en un único repositorio sin penalizar el rendimiento, actuando como el núcleo de todas las soluciones de FotoWare.

Color Factory: permite crear procesos batch y la modificación automática de imágenes y archivos, permitiéndole mejorar la eficiencia de su producción diaria asegurándose de cumplir con las necesidades de control de calidad, procesamiento de colores, flujos de trabajo, y preparar todos sus activos digitales para su gestión posterior.

FotoWeb: aplicación de servidor que permite publicar todos sus activos digitales a través de un navegador de Internet. Con esta solución todas las personas que quiera (empleados, clientes, partners) podrán encontrar de forma rápida y sencilla todos los activos que necesiten y usarlos según sus necesidades y derechos de uso.

Distribution Manager: Le permitirá la distribución de archivos vía RED/WAN, Internet o email para facilitar el flujo diario de archivos, ya que permite automatizar procesos de distribución mediante servicios FTP, entre espacios compartidos de Windows, o de forma local o en servidor.

FotoWare Cameleon: es un conjunto de soluciones orientada al entorno empresarial que le permitirán organizar sus imágenes e información de cualquier documento Microsoft, Adobe, o Quark.
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Guías Informativas

A continuación le incluimos enlaces a guías explicativas sobre la amplia gama de soluciones FotoWare, comercializadas por Danysoft.

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> Index Manager [+]
> Color Factory [+]
> FotoWeb [+]
> Distribution Manager [+]
> Cameleon [+]