En muchas organizaciones, los documentos suelen acabar en diversos silos de datos. Las carpetas de correo electrónico, los archivadores de documentos en papel y los discos duros locales guardan información de manera tal, que encontrarla resulta difícil o imposible. Para trabajar con estos silos, los empleados producen varias copias de archivos electrónicos o en papel. Eso se traduce en la duplicación de documentos y la incertidumbre de saber cuál es la versión más actual.

Las distintas versiones provocan confusión y errores en detrimento de la productividad. En una empresa de ingeniería, por ejemplo, podría tener diez copias de un archivo CAD guardadas en distintas ubicaciones sin que nadie supiera cuál es la más reciente. O el equipo de ventas podría tener distintas versiones de un listado de precios y crear presupuestos equivocados además de perder tiempo organizando papeles.

Si estos problemas le resultan familiares, intente identificar los silos en su organización y las ubicaciones con documentos duplicados. Centralizar la gestión documental garantiza que siempre trabajará con la versión más reciente de sus archivos y ayudará a que todo el mundo pueda cumplir con su cometido.

Según el ICD el 45% de las páginas impresas en oficinas acaba en la basura el mismo día; este breve ciclo de vida se aplica a más de un billón de hojas de papel al año en todo el mundo.

La gestión documental en papel es costosa porque requiere procesos manuales de archivado y recuperación de información. Además, el archivado de documentos requiere cada vez más espacio y archivadores. A medida que el volumen aumenta, encontrar los documentos se vuelve cada vez más difícil.

En un sistema de gestión documental digital, archivar una imagen escaneada de los archivos en papel es mucho más rentable: apenas ocupa espacio físico y permite una recuperación rápida si se indexa correctamente.

Según el ICD sin un adecuado sistema de gestión documental o gestión de contenido empresarial, los empleados dedican un promedio de 18 minutos a buscar un documento.

Más del 70% de las empresas dejarían de existir en un plazo de tres semanas si sufrieran una pérdida catastrófica de documentación en papel debido a un incendio o una inundación.

Surge un problema de transparencia cuando tiene una mezcla de documentos en papel y electrónicos, como mensajes de correo electrónico, documentos y hojas de cálculo. Archivar esta variedad de elementos de manera que se puedan recuperar de inmediato todos los datos relativos a una determinada transacción empresarial es una tarea muy ardua. Tendría que revisar el archivador en papel, el correo electrónico y el disco duro local, todos ellos silos diferentes.

Un sistema de gestión documental archiva de forma centralizada todos los tipos de documentos, incluidos documentos escaneados, mensajes de correo electrónico y adjuntos de Outlook, datos de sistemas de contabilidad, facturas e informes. Si desea ver todos los documentos relativos a la venta de un producto determinado, por ejemplo, basta con escribir el número de factura o de orden de compra.

La gestión documental también ayuda a evitar que los documentos salgan de la empresa. Según la situación, puede decidir bloquear el acceso a un documento fuera de la red de la empresa, y evitar que los usuarios lo exporten o copien. Si hubiera una fuga de información, la gestión documental proporciona una auditoría que facilita la búsqueda de la persona que accedió al documento y posiblemente, el emprendimiento de acciones legales.

Según el IDC el empleado medio dedica un 30% y 40% de su tiempo a buscar en correos electrónicos. documentos impresos, discos duros compartidos y archivadores la información necesaria para completar sus tareas.

En papel, podría tener que archivar el mismo documento tres veces para poder buscarlo por fecha, nombre o empresa. Con la gestión documental, crea distintos indicadores para el mismo documento. Las herramientas de búsqueda indexada son mucho más potentes. Asimismo, permiten realizar búsquedas de texto completo, un nivel de visibilidad impensable en un sistema basado en papel.

Las empresas deben impedir el acceso no autorizado a documentos confidenciales. En un sistema basado en papel, la seguridad de los documentos se reduce a no olvidarse de cerrar con llave el archivador. Con la gestión documental digital, dispone de herramientas flexibles para permitir el acceso a determinador cargos o personas de la empresa. Esos posibilitan también restringir el acceso incluso a secciones de páginas para proteger información empresarial confidencial.

La gestión documental también ayuda a evitar que los documentos salgan de la empresa. Según la situación, puede decidir bloquear el acceso a un documento fuera de la red de la empresa, y evitar que los usuarios lo exporten o copien. Si hubiera una fuga de información, la gestión documental proporciona una auditoría que facilita la búsqueda de la persona que accedió al documento y, posiblemente, el emprendimiento de acciones legales.

En un sistema basado en papel es difícil implementar un plan sólido de recuperación ante desastres. Tener duplicados de los registros empresariales y archivarlos en otra ubicación es difícil y prohibitivo para la mayoría de las empresas. Ahora bien, con un sistema de gestión
documental digital, estará respaldado aunque el edificio entero se venga abajo. Tendrá copias digitales de todos sus documentos fuera de la empresa y podrá ponerse de nuevo manos a la obra.

Según el IDC las horas perdidas (promedio semanal por empleado) son:

• 3,5 horas para buscar documentos y no encontrarlos

• 3 horas para volver a crear contenido

• 4,3 horas para gestionar la aprobación de documentos

• La búsqueda y el análisis de información consumen un 24% del tiempo de un profesional medio de la información (9,5 y 9,6 horas, respectivamente).

Ya sea Hacienda u otro ente regulador, necesita la capacidad para documentar el cumplimiento los requisitos de retención de registros. La gestión documental digital permite cumplir estos requisitos con suma facilidad. Asimismo, agiliza las auditorías en su organización.

Si es asesor financiero, por ejemplo, debe documentar las acciones que ha recomendado comprar a sus clientes. Podría documentar estas consultas en papel y archivarlas, pero en caso de auditoría tardaría mucho en encontrar todo lo que necesita. Sería mucho más fácil y rentable archivar y recuperar documentos de asesoramiento escaneados.

Es otro aspecto de los síntomas que ya hemos analizado. A medida que más empresas incorporan empleados remotos y usan dispositivos móviles para realizar negocios, debe contar con acceso móvil a la información empresarial esté donde esté. No es fácil recuperar un documento mientras está de viaje y su archivador se encuentra a miles de kilómetros. Con un sistema de gestión documental digital, eso no es problema.

Si reconoce como propios algunos de estos síntomas, considérelos una oportunidad para transformar el modo en que su organización procesa información empresarial, para mejorar sus operaciones y automatizar flujos de trabajo. Al integrar un sistema de gestión documental con los sistemas de TI ya implantados, sus flujos de trabajo serán más transparentes y sacará el máximo rendimiento a la información para optimizar operaciones y tomar decisiones empresariales más acertadas.